時間管理 效率工作（演講摘要）
蘇冠賓
台灣中國醫藥大學 神經及認知科學研究所 教授兼任所長
中國醫藥大學附設醫院 一般精神科、身心介面實驗室主任
台灣中國醫藥大學 神經及認知科學研究所 教授兼任所長
中國醫藥大學附設醫院 一般精神科、身心介面實驗室主任
羅賓．夏瑪 (Robin Sharma)：「不是因為某件事很難，你才不想做，而是因為你不想做，讓這件事變得很難。」《死時誰為你哭泣》
吉田穗波：「控制情緒就是節約時間。很多人達成目標，是因為他們有堅定的信念和穩定的情緒。每逢必須專心的時候，真正礙事的通常不是大煩惱，而是些小細節。」《就因為沒時間，才什麼都能辦到》
Time Management
吉田穗波：「控制情緒就是節約時間。很多人達成目標，是因為他們有堅定的信念和穩定的情緒。每逢必須專心的時候，真正礙事的通常不是大煩惱，而是些小細節。」《就因為沒時間，才什麼都能辦到》
Time Management
• The
80:20 Rule
(mindtools.com/pages/main/)
• POSEC
(en.wikipedia.org/wiki/Time_management)
– PRIORITIZE - Prioritize your time and Define
your life by goals
– STREAMLINING - Work and Chores
– ORGANIZING - Family and Finances
– ECONOMIZING - Pastimes and
Socializing
– CONTRIBUTING - Social Obligations
• Tools: Software/hardware applications
• Scheduling
and Procrastination
Prioritizing
Work
• “Doing more things faster is no substitute for doing
the right things.” (Stephen R. Covey)
• EFFICIENCY
- Doing the job in
the right way, with the minimum use of resources e.g. time, money, space
• EFFECTIVENESS - Doing the right job at the right time
• URGENT
- Catch immediate
attention. They press on us with immediate rewards. Often they are pleasant,
easy, or stress-release. But so often they are unimportant.
• IMPORTANCE
- It contributes to
your aims/objectives; it impacts on your short, long term job purpose
Your
Use Of Time - ACTION
• Taking
control. Not automatically giving away time when demanded (減少和沒有約好的人談正事；用Email不要用Line，有必要才用電話或見面)
• Practice
behaviour change.
e.g. disconnected Wifi… (重視工作和創意上的心流、減少接電話和上網)
• Keep
focused, for example
plan a phone-call before making it and stick to the plan (好的計畫可以讓效率加倍)
• Do the
worst things first,
e.g. the most difficult phone call (正面迎接最容易拖延的事，訓練勇氣和決心！)
• Finish
one task, or a stage
of it, before moving on to another (不要凡事留尾巴)
How to Multitask
Secrets
of Multitasking: Slow Down to Speed Up: http://www.amanet.org/training/articles/Secrets-of-Multitasking-Slow-Down-to-Speed-Up.aspx
1.
Have a positive attitude.
2. Create a plan. Make schedules,
not to-do lists.
3.
Manage up effectively.
4.
Don’t be a Yes Person.
5.
Know your perfect juggling amount.
6.
Focus on the task at hand.
7.
Complete something every day.
15 Awesome Techniques for Efficient Time-Management
https://custom-writing.org/essay-writing-services#ways-to-manage-time
Beating
Procrastination
1.
Recognize That You're Procrastinating
2.
Work Out WHY You're Procrastinating
3.
Adopt Anti-Procrastination Strategies (PLAN: Set deadlines; DO: Done is
better than perfect; Get
to work; SLOW TO
SPEED: Take a walk without thinking)
Stephen Covey’s Time Management Matrix
Think of tasks you did in the last few days, were the tasks you did high or low pay off activities? Where did most of your time go – on completing the day’s tasks or progressing long term projects Are there any tasks you shouldn’t be doing?
Urgent
|
Not Urgent
| |
Important
| ||
Not Important
|
Identify your main
tasks/responsibilities. What percentage of your time do you spend on each,
ideally what percentage of your time would you spend on each?
Tasks/Responsibilities
|
Time spent
|
Ideal time spent
|
How do I complete the time
log?
Every
time you change task, jot down what you are doing. Just write a short phrase:
“phone call to Ann”, “answering e-mails”. Write down everything, even things
like chatting, making tea, or hunting for lost papers – only you will see your
time log (unless you choose to show it to someone else). Note down any
interruptions e.g. phone call, or someone coming to your desk, include self
interruptions such as changing tasks in the middle, answering e-mails, etc.
Why
fill in a time log?
·
Gives you an idea of where your time goes?
·
Lets you decide whether this is an appropriate use of your time?
·
Lets you identify problems
·
Gives you evidence for where your times goes
Time Log (Date: )
How to 80/20 Your Life
ReplyDeleteMark Manson
You can get the results you want with less. It’s all about identifying where to make the split. https://getpocket.com/explore/item/how-to-80-20-your-life
In 1906 there was an Italian economist named Vilfredo Pareto. One day Pareto noticed that every year, 20% of the pea pods in his garden produced approximately 80% of the peas.
This got him thinking about economic output on a larger scale. Sure enough, he began to find that in various industries, societies and even companies, 80% of the production often came from the 20% most productive faction.
This became known as the Pareto Principle, or what is now often referred to as the 80/20 Principle.
The 80/20 Principle states that 80% of the output or results will come from 20% of the input or action.
In terms of time management, they often found that 20% of their time created 80% of their productivity, and that 20% of their employees created 80% of the value.
The examples go on and on. And of course, nobody was actually there with a yardstick measuring out exactly 80% and 20% for all of these items, but the approximate 4-to-1 ratio popped up constantly. Whether it was actually 76/24 or 83/17 is irrelevant.
The 80/20 Principle became a popular management tool that was used widely to increase efficiency and effectiveness within businesses and industries.
It’s still widely taught today.
But few people thought to apply the 80/20 Principle to everyday life or the ramifications it could have.
For instance:
* What are the 20% of your possessions you get the most value out of?
* What do you spend 20% of your time doing that gives you 80% of your happiness?
* Who are the 20% of people you’re close to who make you the happiest?
* What are the 20% of the clothes you wear 80% of the time?
* What’s the 20% of food you eat 80% of the time?
Chances are these are easy questions for you to answer. You’ve just never considered them before.
How to 80/20 Your Life (Part 2)
ReplyDeleteMark Manson
You can get the results you want with less. It’s all about identifying where to make the split. https://getpocket.com/explore/item/how-to-80-20-your-life
And once you’ve answered them, you can easily focus on increasing the efficiencies in your life. For instance, the 80% of people you spend time with who only add 20% of the pleasure in your life (spend less time with them). The 80% of crap you use 20% of the time (throw it out or sell it). The 80% of the clothes you wear 20% of the time (same thing).
Identifying the 20% of the food you eat 80% of the time will probably explain whether you keep a healthy diet or not and how healthy it is. Hey, who needs to follow a diet? Just make sure to switch to where the 20% of food you eat 80% of the time is healthy.
When I first considered how the 80/20 Principle applied to my own life, I instantly realized a few things.
A few of my hobbies (television shows and video games) accounted for 80% of my time, but only brought me 20% of my fulfillment.
I didn’t enjoy a few of my friends who I spent 80% of my time with (hence I was not happy in my social life).
80% of what I spent my money on was not useful or healthy for my lifestyle.
Recognizing these things eventually inspired some hefty changes in my choices and my lifestyle. I dropped video games and television for one. I made efforts to identify other friends to spend more time with, and I paid more attention to what I bought with my money.
And of course, the 80/20 Principle can still be applied to productivity at work.
What tasks do you spend 80% of the time doing that bring in 20% of the returns (i.e., checking email over and over, writing memos, taking a long time to make basic and unimportant decisions, etc.)?
What is the 20% of your work that gets you 80% of the credit and recognition from your team or boss?
And finally, you can apply the 80/20 Principle to your emotional life and relationships as well. What are the 20% of behaviors that cause 80% of the problems in your relationships? What are 20% of the conversations that create 80% of the intimacy with your partner?
These are important questions that most of us never even consider.
It doesn’t occur to us that there’s an efficiency to every aspect of our life, to everything we do. And not only is there an efficiency, but we have control and influence over that efficiency. It’s something we can take responsibility for and improve.
What changes could you make in your life today based on the 80/20 Principle?
One of the most obvious answers, of course, is possessions. It’s highly likely that 80% of what you own brings you a small amount of your pleasure or happiness. An obvious place to start 80/20’ing yourself is with all of that extra stuff laying around.
Obviously, the 80/20 rule is not necessarily a rigid dictum to live by (don’t let the 80/20 rule become the 80% that gives 20% of the results!). But think of it as a tool, a lens to view aspects of your life through. Sit down and think about it, maybe even write it out. You’ll likely be surprised with the realizations you come to.
How To Be More Productive by Working Less
ReplyDeleteMay 12, 2017 by Mark Manson
https://markmanson.net/how-to-be-more-productive
It took me 18 months to write The Subtle Art of Not Giving A Fuck. Over that time period, I wrote somewhere in the vicinity of 150,000 words for the book (about 600 pages). Most of that came in the final three months. In fact, I can confidently say I got far more done in the final three months than I did in the first 12 combined.
Now, is that because I was on a deadline and worked like an insane person? Did I shove Adderall up my ass and work in 36-hour spurts or something?
No, in fact, those last three months, I worked less each day than I did the first 12, yet I still accomplished far more.
In this article, I’d like to make a simple argument (backed with lots of shitty images I created in MS Paint): that when it comes to productivity, things are not what they seem.
Every productivity book on the planet, from David Allen to Benjamin Franklin, tells you more or less the same thing: wake up at the ass-crack of dawn and drink some stimulating liquid, segment your work periods into bite-sized chunks organized by urgency and importance, keep fastidious lists and calendars, and schedule appointments 15 weeks in advance and be early to everything.
Fuck that. I hate mornings. You know what my “morning routine” usually is? Jerk off and read Facebook. And if I’m lucky, the garbage on my newsfeed will piss me off enough that I’ll start writing without even realizing it (after all, what’s more important than proving to someone on the internet that they’re wrong?).
The truth is, I do some of my best writing at 3 AM while blasting Every Time I Die into my eardrums. I take random Thursdays off. I hate calendars and after running my own online business for almost 10 years, I still don’t have one.
That’s what works for me and probably not what works for you. So why even bother talking about it?
I believe productivity is a deeply personal thing. We all have different brains and, therefore, different preferences, perspectives, and situations where we feel most effective. Thus, the few times I’ve attempted to wade into the productivity waters on this site, instead of jerking off over new apps or morning rituals, I’ve focused on understanding one’s own psychology.
For example, procrastination is deeply tied to anxiety – so it’s important to develop an understanding of your own neuroses and fears. Action has a momentum to it, and so developing personal rituals to get your own snowball rolling downhill is likely far more important than what yerba mate supplements to take, or what fucking yoga mat to sit and scratch your ass on in the morning.
Aside from birthing me my first grey hairs and keeping me up at night more times than I’d like to count, The Subtle Art taught me a lot about the nature of work. And a lot of that had to do with how my perception of the work itself evolved over the course of writing the book. So much so that I want to take some time and write a post about the nature of work itself.
Because see, this may surprise you, but not all work is created equal.
Productivity tips for, say, painting a landscape in watercolors, are probably not useful for finishing your tax returns on time. Or the advice that might help you come up with a way to re-organize the team you manage to get rid of some bottlenecks is not the same advice that would help you clean your apartment faster.
So if you’ve got a burning desire to paint a landscape or do your tax return this weekend,1 listen the fuck up.
一年當八年用！同時管理7間企業、陪伴6個孩子長大，馬斯克是最強時間管理大師？
ReplyDeletehttps://www.businessweekly.com.tw/management/blog/3005617
撰文者：李鵬飛 網民肥皂箱 2021.02.23
摘要
1.一心二用甚至三用，是馬斯克管理時間的一大特點，他會在開會時用手機打理生意，在檢查發票時回覆郵件，有時抱孩子坐在腿上玩耍還會抽空回份郵件……
2.大量的事務都用郵件解決，這也是他極少使用電話的原因，這樣就可以避免高效狀態經常被打斷。而且馬斯克80%的溝通都是創造性工作，如工程和設計，能夠持續保證心流狀態才是最高效的方式。
2021年1月，加冕新首富、Space X一箭143星、中國model Y落地，馬斯克的成就清單一口氣打了好幾個勾，短時間內這麼多收穫，離不開他高超的時間管理術。
作為這個世界上最成功最忙碌的男人之一，馬斯克管理7家公司，還養育了6個孩子——普通人就算有三頭六臂恐怕都忙不過來，馬斯克到底是怎麼做到的？
首先是「Time Boxing」工作法，為任務設置時長——凡是醒著狀態，馬斯克會以5分鐘為單位來安排日程，一天時光就切成了幾百個「時間方糖」。
到工作時間，每天的最低標準是處理最關鍵的事務，包括最緊急的工作、需要見面的關鍵人物和必須參加的關鍵活動。
一心二用甚至三用，是馬斯克管理時間的一大特點，他會在開會時用手機打理生意，在檢查發票時回覆郵件，有時抱孩子坐在腿上玩耍還會抽空回份郵件……
以道御術，馬斯克做好技術層面時間管理的同時，又是什麼賦予了他對時間的駕馭感？
「第一性原理」是馬斯克掛在嘴邊的理論之一，他要確保自己瞭解極大多數事情背後的基礎科學原理或規則——這可以減少他花費大量時間去學習新概念，認知事物便有了一個平滑上揚的認知曲線。
馬斯克屬於工作情感雙棲發展的達人
馬斯克繁忙的工作也沒耽誤情感生活的活色生香。和第一任妻子Justine生育5個孩子，和原配分手後，他和女演員Talulah Riley上演了（結婚—離婚—復合—離婚）的戲碼，還抽空和德普前妻Amber上演出「唇印殺」事件，據德普門房作證，馬斯克會趁德普在外拍戲的時候，半夜造訪Amber的頂層豪宅。馬斯克因此多了一個「頂樓傢伙」（Penthouse Guy）的花名。
再加上一週4天和家人在一起，駕車送孩子上學，抽空在影集裡跑龍套——馬斯克的時間管理哲學不僅支撐起他精彩的個人世界，也將個人事業不斷推向新高度。
Deadline是第一生產力，馬斯克運用時間的訣竅是創造「時間限」而非「時間線」
馬斯克推崇的「Time Boxing」工作法，關注的核心不是什麼時刻做這件事，而是做這件事花費的時長。這種時間管理方法，和市面上大量根據日程來安排待辦事項的時間管理方法，有著本質區別。對馬斯克這種日程繁雜又不固定的人士尤其好用。
在馬斯克的日程中，沒有任何兩天是完全一樣的，他曾在訪談中描述自己的工作節奏，週一和週五在洛杉磯的Space X，星期二、三、四他會在舊金山灣區的Tesla工作，星期六還有半天要在Y Combinator孵化器裡研究人工智慧開源項目Open AI的工作。
通常人們安排日程，會是9點到10點做任務一，10點到11點做任務二，呈線性分佈。可有時任務一延誤就會影響任務二，提前做完了任務一可能還要等到10點做任務二，這樣根據時間線來制定的工作計畫，看似井井有條實際上卻有些脆弱。
而「Time Boxing」對未來需要執行的每件事項設定了明確的預算時長，例如任務一要在15分鐘內完成，任務二要在10分鐘內完成……。完成任務一之後，可以立刻開始進行下一件最適合進行的任務，而不一定是任務清單上排第二的任務。
馬斯克深諳Deadline才是第一生產力的道理，給每項任務安排足夠且最少的時間，這樣就讓自己時刻處於Deadline臨近的影響下，這樣效率也最高。
基於這種時間管理方法，他始終在保持很快的工作節奏，完成一件事之後，立刻進行下一件，不空耗時間，也不用等待下一個任務時間點的到來。
此外，馬斯克還在個人管理精力的分配上運用了帕斯托雷法則：將大部分的精力用在最重要的兩家公司上面，即Space X和特斯拉。
平均他一週有 42 個小時在 Tesla 工作，40 個小時在 SpaceX 工作
馬斯克目前所擔任CEO、創始人或重要角色的企業已有7家，而這些企業，在各自從事的領域內，都有顛覆行業的潛力，包括：SpaceX（火箭發射與回收），特斯拉（電動汽車），The Boring Company（基礎設施和隧道建設），Hyperloop（超級高鐵），OpenAI（人工智慧），Future of Life Institute（生命未來研究），和Neuralink（大腦晶片）。
為了能高效工作的人，馬斯克變得非常重視休息。在2013 年計算機歷史博物館舉辦的一次訪談中，他提到自己最合適的睡眠時間是 6-6.5 小時，一般他會在晚上 1 點入睡，早上 7 點起床。
第二天起床，為了節省時間，他經常不吃早餐，偶爾吃的時候也是很快地喝一杯咖啡和吃一個煎蛋。在馬斯克的字典裡，與其吃早飯，還不如去洗澡。
洗澡通常能緩解肌肉痠痛，增加血液循環，減輕疲勞感，幫助提高注意力，這成為了他最重要的日常習慣。他曾親自在Reddit（美國某線上社區）回文：洗澡這件事，對他的人生產生了「最積極正面的影響」，沒有之一。
為了把時間的價值發揮到最大，馬斯克用了很多時間管理手段，包括深入一線，磨練敏銳直覺；異步溝通，用電子郵件與團隊協作；以及激情的投入，最大化的激發潛能。
專注和深度工作才能帶來進步，馬斯克雜事又多，這意味著只有儘可能以異步方式生活，才能減少來自外界的干擾。於是馬斯克鍾情於電子郵件，因為郵件不需要及時回覆。
大量的事務都用郵件解決，這也是他極少使用電話的原因，這樣就可以避免高效狀態經常被打斷。而且馬斯克80%的溝通都是創造性工作，如工程和設計，能夠持續保證心流狀態才是最高效的方式。
用他自己的話說：「我喜歡郵件，並且儘可能嘗試異步溝通，我非常擅長寫郵件。」他還用一個很難被猜到的郵件地址來避免與公司以外的人取得聯繫，這樣他就能更專注於公司的實際工作。
馬斯克的郵件技能也是練過的，用語清晰、簡潔、直接。能用兩個字就不用十個字，他會使用一些恰如其分的技巧型話術，比如「我希望……，你能夠做到嗎？」，一旦你在郵件中答應，就像是自己承諾完成任務，而不是他硬壓下來的，也就不得不完成。
追求效率至上
馬斯克最不能忍受的，就是在工作中找藉口推脫或者工作計畫不明確
如果某人告訴他，做出某個選擇是因為「之前一直都是這樣做的」就會被立刻踢出會議室。馬斯克討厭偷懶或墨守成規的做法，他經常說到「我再也不想聽到這句話。我們要全力以赴，決不允許三心二意」。
曾有一個員工因為孩子出生而錯過了一場活動。馬斯克馬上發來連珠炮似的責難郵件：「這不是藉口。我感到非常失望。你需要弄清楚，什麼對你來說更重要。我們正在改變世界、改變歷史，如果你不打算全力以赴，那你就別幹了。」
儘管顯得不近人情，有時咄咄逼人到令人害怕，但他近乎瘋狂的工作熱情、雷厲風行的行事作風和獨特的思維還是吸引著很多優秀的員工：
「馬斯克是不好相處的老闆。他對工作總是有高標準，很多時候下屬總是很難讓他滿意；他總是處於不斷向前奔跑的狀態，有時候讓我們很難跟上他的步伐。」
「但是和他一起工作是一種激動人心的體驗，他總是打破壁壘和常規並鼓勵我們做同樣的事情，這讓我們受到鼓舞。」
馬斯克總是在不斷挑戰員工的耐受力，如果能經受住考驗，他就會得到信任。馬斯克想讓公司上下達到和他一樣瘋狂的工作狀態，神奇的是大家也都理解他的這種價值取向。
對待工作的激情讓馬斯克像個不需要休息的超人，在剛創立第一家網路公司Zip時，他從來沒有離開過辦公室，在辦公桌旁的睡袋裡席地而睡，還要求早到的員工把他踢醒，好能再繼續工作。
Zip的早期員工評論馬斯克，「我們每天工作20個小時， 而他工作23個小時」。似乎在揭示時間管理最簡單的一招，就是從一天24小時中榨出儘可能多的時間。
當時間無可節省之時，馬斯克也會妥協。馬斯克的大學同學法魯克如此描述過，「一旦埃隆想瞭解某個事物，他會投入比別人多得多的精力。這是埃隆和其他人的不同之處。」這種必要的時間投入恰恰是整體最優。
按他本真的個性，馬斯克其實是有輕微「智商歧視」的，比如他會對低水平交流非常反感。但如果為了推進事業的前進，他又毫不在意「放低姿態」與政府、資本、媒體、用戶，來反覆溝通那些重複了無數遍的言語。這時候他就不嫌棄對時間的浪費，因為浪費成了一種必要，他必須遷就合作對象的節奏。
關於作息習慣，馬斯克也有自己的一套
特斯拉史上最艱難的時刻，馬斯克曾經睡幾個小時，工作，睡幾個小時，再工作，一週七天。事後他反思這樣不可持續，於是定下了適合自己的最佳作息，擁有足夠且剛剛好的睡眠。
西方的商界大佬中的大部分都早睡早起，例如蘋果公司CEO庫克，每天晚上9:30-10點睡，早上3:45起床，4:30就出現在辦公室；馬斯克從凌晨1點到早上7點算是晚睡晚起，打破了西方成功人士都6點前起床的固有印象。
起床之後的動作流也各不相同，每個人都有各自的固定套路，有的冥想，有的瑜伽，有的跑步，第一主題都是生活，馬斯克卻不是。
馬斯克則在起床後第一時間投入工作，睡醒就開始爭分奪秒地刷郵件，7:00-7:30am，他會處理那些緊急而重要的工作電郵（Critical Emails）。
回完最重要的郵件，馬斯克會親自送孩子上學。再忙，他也還是好爸爸一枚，開著自己的特斯拉汽車，把孩子送到自建在Space X總部的試驗性小學Ad Astra。學校名字取自拉丁諺語Per aspera ad astra，含義是「歷經艱辛，終達星辰」古典且浪漫。
責任編輯：梁喆棣
別再學「方法」─4個改善拖延症的「心法」
ReplyDeletehttps://scl-psy.tw/never-delay-again/
By 林士傑 諮商心理師 / 2020-04-12 /
「你不用很厲害才能開始，但要開始才會很厲害」
生活中不時會有想做，但一直沒做到的事。
你可能看了一堆書、找了一堆資料、做了很多計畫，但卻遲遲未開始行動。在現今社會，大部分的人就像是思考的巨人，行動的侏儒。
別只用腦袋想，沒有行動，一切都是空想。
#不一樣的100種練習，是關於這類「想做但做不到」主題的專欄，透過諮商心理師的角度和大家聊聊如何面對這樣的時刻，以及可以做點什麼。
今天想和大家聊聊的是拖延。
為何會拖延？
對大學生來說，開學日就像是起跑的槍響，從那天起到寒/暑假來臨，生活彷彿被各種「死線」(Deadline) 追著跑。
其實我們知道，這些待辦事項「理論上」是做得完的(不然應該第一週就退選了吧…)，但到實際行動時，卻常把事情壓到最後一刻才完成。如果足夠幸運，確實能順利過關；但要是在最後關頭出了點小意外─那就只能開天窗了。
「時間管理」就是我們想做到，但常常做不到的生活難題之一。
我們會用很多時間管理「小撇步」，為自己爭取更多的時間，例如：
1. 一邊吃飯一邊看劇
2. 託室友幫忙買午餐
3. 衣服累積很久才洗
但這些「省下來」的時間，最後通常不會真正用在完成課業上；而只要一次的意外就能把這些時間揮霍殆盡。為什麼我們對時間管理做了這麼多努力，卻總是成效不彰？
這裡要跟大家聊聊你可能本來就知道的帕金森定律（Parkinson’s Law）
工作總會填滿它可用的完成時間。我們迴避工作，但我們不會迴避追劇、不會迴避生活的日常需求(吃飯、洗澡、睡覺)，這是為什麼呢？
工作帶來壓力：為了迴避壓力，所以我們拖延。
正因如此，在還有選擇餘地時迴避工作；當無法完成工作的時間壓力，大過工作本身的壓力時，才會開始動手把事情完成。這也是為何帕金森定律反覆地在我們身上驗證。
也就是說，時間管理其實是壓力管理。
是否完成工作，則是工作本身壓力與工作完成不了的時間壓力之間的拔河。

當無法完成工作的時間壓力，大過工作本身的壓力時，才會開始動手把事情完成。
關於拖延症的小練習
說到壓力管理，那就是心理諮商相對專精的領域啦！如果你長期飽受拖延的困擾，建議可以試著到諮商中心尋求專業協助。如果你想做一些和克服拖延有關的小練習，這裡提供你一些現在就可以開始，和對抗壓力有關的時間管理小訣竅。
1. 覺察工作的壓力
拖延之所以會成為習慣，就是因為我們沒有覺察到它是怎麼發生的。
正如上面所說，工作本身帶給你的壓力是對抗拖延最大的敵人。如果對於自己的壓力源一無所知，那可能就永遠無法戰勝拖延。
在面對壓力時，第一個反應通常會是「逃」：想到要寫作業就先再玩一場遊戲、再追一集劇、打掃一下房間。所以我們沒有機會好好認識自己對於完成工作感受到的壓力實際上是來自哪個面向：
* 覺得自己沒有能力完成？
* 分組報告要約別人很麻煩？
* 害怕成果被批評？
* 事情不可能做得完所以壓力超大？
對於工作的壓力、害怕其實也是情緒的一種，當情緒被指認、覺察，它才有可能減弱或消退。就算壓力不會歸零，但這樣的覺察可以增加我們在情緒狀態中對自己的控制力。
延伸閱讀：「無謂痛苦」的本質
2. 試一下就好─五分鐘法則
在覺察工作帶給自己的壓力後，你可能會發現自己遲遲無法動工的具體原因─不過也有可能是：沒怎樣，但就很抗拒開始。
確實，「工作」本身可能就是一個壓力事件，大腦抗拒它，其實是保護自己的自然反應。
這裡推薦你可以使用Instagram共同創辦人Kevin Systrom奉行的《五分鐘法則》：
如果你不想做某件事，就跟自己約定，做5分鐘就好。 等5分鐘過後，你可能已將整件事做完了。
以心理學角度來說，五分鐘法則就像某種「行為練習」，用一個讓人較沒有壓力的時間框架(5分鐘)，協助我們跨出那一步。當真正開始後，事情的後果通常沒有想像中的可怕，恐懼、擔心也就自然而然地消失了。
3. 正向思考，設定友善的目標
在快「來不及」的時候，我們常為自己設定困難的目標，讓完成工作變成「不可能的任務」。
如果可以設定友善、好達成的任務目標，並將他們平均分散在不同日子，或許這一切都會有所不同。
假設你一天的工作產能，就是完成三件任務。
當把目標設定為「完成五件任務」時，對完成三件任務的你來說，今天的工作成果就會是一個「挫折事件」：你沒有達標、失敗了。而因為心理預期造成的挫折可能會強化下次開始工作前感受到的壓力。
但如果你把目標設定為「完成一個任務」，對完成三件任務的你來說，今天簡直棒透了！除了較輕鬆的目標讓我們更有意願開始外(類似五分鐘法則)，成功達標甚至超標的結果也會強化未來我們對完成工作的渴望。
4. 分散工作，讓完成任務變成「習慣」
看到這邊你可能會想： 我就是因為事情做不完，才會把工作目標設得這麼高啊！
確實，當每日設定的工作目標縮小，就必須將它分散在不同天完成。這樣的工作分配方式，除了能減低達成難度讓我們更有意願開始動手外，也有利於每天完成一些小任務，讓完成任務變成生活的一部份：也就是養成習慣。
記得嗎，你不會忘記吃飯、刷牙、洗澡─就是因為它們已經變成你的「生活習慣」。
大部分的大學生(包含當年的我)，在面對期中考週、報告週時，所採取的策略常是投入整個禮拜的時間讀書、完成報告。這個方法除了可能會遭遇上面提到的：「什麼都壓在最後，出意外就會開天窗」的潛在風險外。當每次面對期中考都是採取這種全力投入、不眠不休的工作模式，準備期中考在我們潛意識裡就會成為一件「很可怕」的事，使我們更抗拒切換成「認真模式」。
而實際上我們說的拖延，就是在「生活模式」切換成「認真模式」的過程不順利，導致我們無法好好生活，也無法順利完成工作。
當做點什麼變成一種習慣，而不是需要「切換」的模式，除了可以減輕工作本身的壓力外，也能減少我們因為「切換模式」所消耗的內在資源，把精力更有效地投注在工作與生活中。
結語
市面上有許多「工作法」的相關書籍，飽受拖延症困擾的你可能也早就讀過不少派別：番茄鐘工作法、四象限分類法、GTD工作法…相信你一定耳熟能詳。
工作法書籍告訴我們的大多是「方法」而非「心法」。然而在面對工作壓力與拖延時，絕對需要兩者相輔相成。或更近一步地說：心理因素才是造成拖延的關鍵因子。
我想你早就擁有很多「方法」，更重要的是適時覺察自己對於工作壓力的內在感受，配合能夠持之以恆的工作方式。你可以開始試著練習今天說的「心法」。就算今天失敗了也沒關係，別讓這些練習變成你的壓力，相信有一天可以成功克服拖延。
本文由清華大學諮商中心邀稿，首發於心知心文 網站 http://lms.nthu.edu.tw/board.php?courseID=3636&f=doc&folderID=11848&cid=2320353
改善拖延的7個步驟，養成不拖延的好習慣
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拖延習慣，會影響學生的未來
拖延這種壞習慣，將有巨大的影響力，不僅是造成讀書進度落後、考試成績下滑的主因，也會直接影響未來工作上的表現，阻礙我們前往成功。在<>這篇文章當中，我們討論過造成拖延的主要原因，這篇文章將更進一步，提出完整的改變步驟，加強執行力。
了解自己，承認拖延問題是改變的開始
改變習慣非常困難，如果僅憑意志力約束自己，成功機率很低。這是因為人的天性總是選擇維持慣性，在心理上，破壞舊有的壞習慣，重新建立好習慣，是一件不輕鬆的事情。也因此當我們用抑制、逼迫的方式改變習慣時，將會遇到強大的心理反抗，結局往往虎頭蛇尾，只有一開始發生短暫改變，沒多久後又故態復萌。
比依靠力更好的方法是，養成另一個習慣取代舊習慣。依靠這種思維，我們應該做的就是養成『不拖延』的習慣，用來取代『拖延』習慣，就能夠從根本解決問題。
7個步驟，建立『不拖延』的好習慣
1. 切割任務、規劃短期目標：
一般來說，越簡單的計畫越容易被執行，這是因為龐大的計劃會產生壓力，容易令人卻步。因此，將一個大計畫切割成多個短期目標，一方面更容易掌握進度，另一方面容易製造出『已經完成了很多項目』的成就感，強化執行計畫的意願。
師長可以從調整學生的讀書計畫開始，把要做的複習切割成細節，每個單元分成預習、複習、撰寫考試卷…等等，讓這些細分的目標容易被達成。一方面降低心理的排斥，讓孩子確實察覺到進度在向前，減輕壓力的同時增加了成就感，將會讓他更放心的遵守計畫進度。
延伸資料：掌握讀書計畫制定要點，讓念書效率加倍
補充一點，在制定計畫時要想到『計畫趕不上變化』，所以替計畫保留彈性時間，是確保進度不受突發狀況影響最好的方法，例如：朋友突然來訪、生病、受傷、停電…等等。彈性的時間，可以承擔我們生活中發生的各種『意外』，是保持進度非常有效的方式。所以與其預測會發生什麼事情，倒不如保留一點時間用來補齊變化帶來的影響更容易執行。
2. 遠離會分心的人、事、物：
環境會影響專心的程度，盡量不要考驗自己的意志力，在念書時，環境中任何的干擾，都有可能害人分心導致計畫拖延。因此，在條件允許的狀況下，最好能夠遠離它們，關掉電腦、手機、離開吵雜的環境…等等，這都是減少干擾的方法。
如果環境很吵雜，可以考慮利用白噪音來降低干擾，『白噪音』可以有效遮蔽環境中會影響專注力的噪音，減少分心狀況，讓注意力更集中。(下方影片為一段白噪音的例子)
3. 從五分鐘開始，強迫自己動手去做：
凡事起頭難，說明了在行動前的一個巨大阻力，這個觀念與國中物理學過的最大靜摩擦力相似。實際上，最難熬的時間就是開頭，只要能克服心理不情願的最大靜摩擦力，後續的排斥會降低很多，是改善拖延很重要的一個技巧。
如何克服開頭的困難，可以利用一個難度很低的任務作為開端，替學生找一個只需要花5分鐘的複習作為起頭，例如：一份簡單的作業、一題數學題目、背5個單字…等等，利用這種可以快速解決的任務，讓心理產生『不過就是花個5分鐘，沒有理由不做吧。』這種念頭，一旦開啟了複習的頭，後面的課業就沒那麼困難了，這是保障進度很重要的一步。
4. 放下多餘想法，專注單一工作：
很多學生遇到的拖延狀況就是因為『想太多』，由於擔心其他事情還沒做、擔心明天的作業沒寫完、擔心後天的考試…等等，這些問題導致學生心不在焉讓效率降低，害原本可以完成的進度被延期。
事實上『想太多』往往源自於對自我的不信任，也就是由擔心而引起的，這個問題最好的解決方法是：反覆地取得成就，培養對自身的信任，換句話說，這其實是一個雞生蛋、蛋生雞的問題。由於不信任自我，導致擔心而影響事情結果，最後又回頭強化這種不信任。而我們必須做的就是打破這樣的循環，從小的計畫開始，反覆執行那些一定可以完成的規劃，培養信心後就沒有這種問題了。
延伸資料：提升專注力，了解注意力不集中的原因
5. 再10分鐘就好，訓練意志力：
人的意志力就像肌肉一樣，需要不斷的挑戰極限才會進步，因此，當面臨『事情還沒做完，但是卻不想再做了』這種狀況時，千萬不要讓學生馬上放棄了，一方面很容易會打亂後面的規劃，拖延到進度；另一方面，這樣就錯過了訓練意志力最好的機會。
鼓勵學生『不用多，再多堅持10分鐘就好，10分鐘後就先休息』，如果能夠堅持過這10分鐘，可以嘗試再多堅持10分鐘，持續這樣的鍛鍊，堅持下去的意志力會越來越堅強，慢慢的從10分鐘、20分鐘、到30分鐘以上都有辦法繼續，自然而然，要遵守規定的時間就不會是難事，也能夠確實地保持進度。
6.合理的獎勵與懲罰：
獎勵與懲罰可以提高遵守計畫的意願，如果能夠如期完成規定的進度，不妨設計一些小的獎勵，例如：看半本漫畫書、看半個小時的電視…等等。這些獎勵能夠讓學生的心情放鬆，做為誘因也會讓他更想要完成任務。不過，獎勵不應該過量，不然把念書的情緒給打壞了反而得不償失。
另外，有獎勵就應該有懲罰，利用懲罰鞭策，可以提高堅持下去的動力。例如：不能看電視、不能喝飲料…等等，懲罰不需要粉嚴重，能夠確實的執行才是關鍵，由父母、老師進行懲罰的效果是最好的，這樣才不會因為惰性而忽略懲罰，導致失去警惕的效果。
7. 反思與鼓勵，今天比昨天更好：
改變習慣需要長期的努力，持續關注成長可以帶來信心與動力，鼓勵學生利用每天睡前的時間，思考一下今天的進度狀況『為什麼完成? 是因為安排得太簡單的嗎?』、『為什麼沒有完成? 是因為中間休息的時間太長了嗎?』，這樣的反思可以讓學生正視自己的計劃，了解目前的進度與時間運用的情形。經由反覆的反省與修正，拖延的問題慢慢就會改善，時間運用的效率也會提升。
對於學習而言，拖延無疑是影響巨大的壞習慣，如果能夠嚴格執行這一套步驟，慢慢改善拖延的行為，讓『不拖延』的習慣取代『拖延』，自然會提升學習效率、成績進步是可預期的，同時還會提高學生的自信心，增加學習的熱忱，創造一系列良性的循環。
95%大學生有「拖延症」，5個妙招輕鬆解決！
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【本文由Bella.tw儂儂 提供】2022年4月11日
你認為自己有「拖延症」嗎？明知該為了明天早上要交的報告趕工，但現在仍然滑手機沉浸在社交媒體裡──事實上這是人人皆有的正常行為，但若它已經影響到你的生活，就該正視它了，「拖延」很可能暗示了心理的潛在危機。今天讓儂編告訴你什麼是「拖延症」、真正的原因是什麼、潛在的害處與解決辦法 4 個重點，幫助你成功克服自己。
1. 怎麼樣才算是「拖延症」？
儘管我們喜歡加上「症」來俗稱拖延現象，但在心理學中「拖延」（procrastination）並不算是一種疾病，只是一種行為。怎麼樣才算是「患了拖延症」呢？心理學家 Piers Steel 為拖延症下出這樣的結論：自願延遲預定的決定或行動，儘管你知道延遲會讓事情變得更糟。
這些「更糟」包括阻礙你達到預期目標，與造成壓力、罪惡感、降低效率等，使他人對你的「評價」減低，對自己的信心低落，最後形成惡性循環。其中，「是否為必要」很重要，如果背後有合理的原因，那麼你的任務延遲就不算是拖延。
2. 為什麼我們要拖延？──「對抗痛苦」
我們又是為什麼「明知會沒好下場，卻不斷拖延」呢？實際上拖延症是一種「對抗痛苦」的方式──你執行這項任務會不愉快（困難、無聊、痛苦），所以你拖延它；或是你擔心自己會做得不夠好──一位完美主義者──那麼不去做就永遠不必面對失敗。一些拖延者會為自己辯護，表示在時間緊迫的壓力下自己會表現得更好，但結果可能並非如此，反而會使你養成一種任何事都非到最後一刻絕不做的習慣，以感受那種「克服困難的快感」。
研究表明拖延也與你的性格相關，如「五大人格特質」（Big Five）中較低的「盡責性」分數，或是低自信、焦慮、消極思考，所以無法激勵自己去完成那些不愉快的任務。
3. 當心連愉快的事都開始拖延
拖延者試圖避免痛苦，到頭來發現痛苦可能根本無法避免，只有時間不斷流逝。且因為拖延所增加的壓力、失常的表現、時間的壓縮，反而會使你的痛苦越來越多，造成你有比非拖延者更多的自我批評、憂鬱、睡眠障礙可能。Piers Steel 還指出，不只是痛苦，拖延者還會延遲完成愉快的事情，例如等待太久才訂飯店或買演唱會的門票，連退休金都存得太晚。
但別覺得自己很糟糕，研究發現約 80% 到 95% 的大學生在某種程度上有拖延症，約 70% 的人認為自己是拖延者；另一項 2007 年的研究則表明拖延症長期影響了 15% 至 20% 的成年人，約 25% 的成年人認為拖延症是他們的「人格特徵」。一項 2019 的針對「延遲滿足」的實驗結果還發現，鴿子似乎也有拖延的行為，牠們傾向去延遲相對厭惡的事情。
4. 5 個方法克服拖延症
綜合以上，你應該對拖延症的定義、原因與後果有一些認識，你最該思考的是自己「為什麼會拖延」，源頭是什麼？是所有事情都如此嗎？還是只有部分事情會使你痛苦，所以拖延？藉此可以對自己的生活重新省思。以下 5 個解決辦法提供給你，協助你克服拖延症：
1. 【善用「時間管理」技巧】：有幾種時間管理法對拖延者很有用，例如用「帕金森定律」，簡單來說就是逼迫自己設定作業時間，然後再砍半時間；或是利用「 醃黃瓜罐理論」排定今天必須完成的重要與瑣碎事項。
2. 【創造最少的干擾】：在你延遲任務的時候，是什麼事物吸引你分心？請把那些東西暫時消除，例如關掉網路、拔掉音響插頭、書桌保持乾淨。
3. 【調整你的完美主義】：適度的完美主義很好，但若這樣的完美主義並無帶來好的結果，可能就得思考一下它是否適合你現在身處的環境。缺陷時常存在，你的工作也並不能完全代表你的價值，試著將標準放低一些。
4. 【獎勵自己】：好好獎勵一下完成目標後的自己，可以將獎勵的間隔設得短一些，你會更有動力。
5. 【開始了會更容易】：我們常覺得某件事困難而不去開始做──然後就永遠不會開始做，直到事情爆炸。但通常你一開始、投入，都會找出完成它的方法。在你意識到自己打算拖延前，數到 5 ，然後開始做！
參考資料：wikipedia"Procrastination"、psychologytoday "Procrastination"、"11 Ways to Overcome Procrastination" by Elizabeth Lombardo Ph.D.&"Why It's Easy to Procrastinate—and 7 Ways to Break the Habit"by Seth J. Gillihan Ph.D. &"The Paradox of Procrastination"by Susan Krauss Whitbourne Ph.D.、Solving Procrastination "Procrastination Statistics: Interesting and Useful Statistics about Procrastination"